Perché non serve un sito di conversione
Word, LibreOffice e i sistemi operativi attuali creano già PDF da soli. I siti di conversione caricano il documento su un server altrui, impongono limiti di dimensione o di file al giorno e spesso rovinano caratteri e tabelle. Per contratti, buste paga o dati dei clienti, convertire sul proprio dispositivo è più rapido e più sicuro.
| Metodo | Costo | Carica il file? | Mantiene link e indice |
|---|---|---|---|
| Word: Salva come PDF | Incluso in Office e Microsoft 365 | No | Sì |
| LibreOffice Writer | Gratis | No | Sì |
| Google Docs | Gratis con account Google | Sì, su Google Drive | Sì |
| Microsoft Print to PDF | Incluso in Windows | No | No, i link si perdono |
| Siti di conversione | Gratis con limiti | Sì, su un server di terzi | Dipende dal sito |
Quale metodo scegliere
Se hai Word, usa Salva come PDF: è l’opzione più fedele all’originale. Se non ce l’hai, installa LibreOffice, gratuito e in grado di aprire bene la maggior parte dei file .docx. Google Docs è comodo ma carica il file sul tuo Drive, e la stampante virtuale di Windows funziona con qualsiasi programma ma trasforma i link in testo semplice.
Passo per passo con Microsoft Word
Su Windows apri il documento e vai su File → Salva con nome, oppure su File → Esporta → Crea documento PDF/XPS. In Tipo file scegli PDF, scrivi il nome e premi Salva. Su Mac vai su File → Salva con nome e scegli PDF come formato.
Prima di salvare, il pulsante Opzioni permette di scegliere le pagine da esportare, creare segnalibri dai titoli, molto utile nei documenti lunghi, e generare PDF/A, il formato pensato per l’archiviazione a lungo termine. Se il PDF va inviato per email scegli Dimensioni minime; se va stampato, Standard.
Con LibreOffice, gratis
LibreOffice è una suite per ufficio gratuita e open source per Windows, Mac e Linux. Apri il file .docx con Writer e vai su File → Esporta in formato PDF. La finestra delle opzioni permette di regolare la qualità delle immagini, esportare i segnalibri e scegliere l’intervallo di pagine.
Nella barra degli strumenti c’è anche un pulsante per esportare direttamente in PDF con le opzioni predefinite. Se il documento appare diverso rispetto a Word, di solito mancano dei caratteri: installa gli stessi o scegline uno simile prima di esportare.
Con Google Docs
Carica il file .docx su Google Drive, aprilo con Documenti Google e vai su File → Scarica → Documento PDF. Funziona da qualsiasi browser e non serve installare nulla.
Tieni presente che il documento resta salvato nel tuo account Google. Per file con dati personali di altre persone è meglio usare Word o LibreOffice.
Dal telefono
Nell’app di Word per Android o iPhone apri il documento, tocca il menu dei tre puntini o di condivisione e scegli Esporta o Salva come PDF. Su Android puoi anche usare Stampa → Salva come PDF da quasi tutte le app.
Su iPhone, dall’anteprima di stampa di qualsiasi app, allarga due dita sull’anteprima: si apre il PDF e puoi salvarlo in File o condividerlo.
Prima di inviare il PDF
Aprilo e controlla quattro cose: che caratteri e tabelle appaiano come nell’originale, che il numero di pagine sia quello previsto, che i link funzionino e che il file sia sotto il limite della posta, circa 25 MB su Gmail e 20 MB su Outlook.
Se il documento è passato per più mani, in Word usa File → Informazioni → Controlla documento prima di convertirlo: rimuove commenti, revisioni e il nome dell’autore, che altrimenti potrebbero finire nel PDF.
Problemi comuni
Se il PDF è troppo pesante, quasi sempre dipende dalle immagini: in Word usa Comprimi immagini prima di salvare o scegli Dimensioni minime. Se i link non funzionano, probabilmente hai usato una stampante virtuale invece di Salva come PDF.
E se hai già più PDF e vuoi unirli in un unico file, cambiare l’ordine delle pagine o trasformare foto in PDF, puoi farlo con gli strumenti PDF di CalculaIT senza caricare nulla su internet.
Domande frequenti
Il PDF sarà identico al documento Word?
Con Word sì: usa gli stessi caratteri e la stessa impaginazione. Con LibreOffice o Google Docs qualcosa può cambiare se il documento usa caratteri non installati; controlla il risultato prima di inviarlo.
Si può trasformare un PDF in Word?
Word 2013 e versioni successive aprono un PDF da File → Apri e lo convertono in documento modificabile. Il risultato è accettabile per testi semplici, ma tabelle e impaginazioni complesse spesso si spostano.
Che cos’è il PDF/A?
Una variante del PDF per l’archiviazione a lungo termine che incorpora i caratteri ed evita contenuti che dipendono da risorse esterne. Alcune pubbliche amministrazioni lo richiedono nelle pratiche online.