Por qué no hace falta una web de conversión
Word, LibreOffice y los sistemas operativos actuales ya crean PDF por sí mismos. Las webs de conversión suben tu documento a un servidor ajeno, imponen límites de tamaño o de archivos al día y a menudo estropean fuentes y tablas. Para contratos, nóminas o datos de clientes, convertir en tu propio equipo es más rápido y más seguro.
| Método | Coste | ¿Sube el archivo? | Conserva enlaces e índice |
|---|---|---|---|
| Word: Guardar como PDF | Incluido en Office y Microsoft 365 | No | Sí |
| LibreOffice Writer | Gratis | No | Sí |
| Google Docs | Gratis con cuenta de Google | Sí, a Google Drive | Sí |
| Microsoft Print to PDF | Incluido en Windows | No | No, pierde los enlaces |
| Webs de conversión | Gratis con límites | Sí, a un servidor ajeno | Depende de la web |
Qué método elegir
Si tienes Word, usa Guardar como PDF: es la opción más fiel al original. Si no lo tienes, instala LibreOffice, que es gratuito y abre bien la mayoría de archivos .docx. Google Docs es cómodo pero sube el archivo a tu Drive, y la impresora virtual de Windows sirve para cualquier programa pero convierte los enlaces en texto sin enlace.
Paso a paso con Microsoft Word
En Windows, abre el documento y ve a Archivo → Guardar como, o a Archivo → Exportar → Crear documento PDF/XPS. En Tipo elige PDF, escribe el nombre y pulsa Guardar. En Mac, ve a Archivo → Guardar como y elige PDF en el formato de archivo.
Antes de guardar, el botón Opciones permite elegir qué páginas exportar, crear marcadores a partir de los títulos, muy útil en documentos largos, y generar PDF/A, el formato pensado para archivar a largo plazo. Si el PDF va a enviarse por correo, elige Tamaño mínimo; si se va a imprimir, Estándar.
Con LibreOffice, gratis
LibreOffice es una suite ofimática gratuita y de código abierto para Windows, Mac y Linux. Abre el archivo .docx con Writer y ve a Archivo → Exportar como PDF. La ventana de opciones permite ajustar la calidad de las imágenes, exportar marcadores y elegir el rango de páginas.
También tiene un botón para exportar directamente como PDF en la barra de herramientas, que usa las opciones por defecto. Si el documento se ve distinto que en Word, suele deberse a fuentes que faltan: instala las mismas o elige una parecida antes de exportar.
Con Google Docs
Sube el archivo .docx a Google Drive, ábrelo con Documentos de Google y ve a Archivo → Descargar → Documento PDF. Funciona desde cualquier navegador y no hace falta instalar nada.
Ten en cuenta que el documento queda guardado en tu cuenta de Google. Para archivos con datos personales de otras personas, es mejor usar Word o LibreOffice.
Desde el móvil
En la app de Word para Android o iPhone, abre el documento, toca el menú de los tres puntos o el de compartir y elige Exportar o Guardar como PDF. En Android también puedes usar Imprimir → Guardar como PDF desde casi cualquier app.
En iPhone, desde la vista de impresión de cualquier app, separa dos dedos sobre la vista previa: se abre el PDF y puedes guardarlo en Archivos o compartirlo.
Antes de enviar el PDF
Ábrelo y repasa cuatro cosas: que las fuentes y las tablas se ven como en el original, que el número de páginas es el esperado, que los enlaces funcionan y que pesa menos que el límite del correo: unos 25 MB en Gmail y 20 MB en Outlook.
Si el documento ha pasado por varias manos, en Word usa Archivo → Información → Inspeccionar documento antes de convertirlo: elimina comentarios, revisiones y el nombre del autor, que de otro modo pueden acabar dentro del PDF.
Problemas habituales
Si el PDF pesa demasiado, casi siempre es por las imágenes: en Word usa Comprimir imágenes antes de guardar o elige Tamaño mínimo. Si los enlaces no funcionan, probablemente usaste una impresora virtual en lugar de Guardar como PDF.
Y si ya tienes varios PDF y quieres juntarlos en un solo archivo, cambiar el orden de las páginas o pasar fotos a PDF, puedes hacerlo con las herramientas PDF de CalculaIT sin subir nada a internet.
Preguntas frecuentes
¿El PDF se ve igual que el documento de Word?
Con Word, sí: usa las mismas fuentes y el mismo diseño. Con LibreOffice o Google Docs puede cambiar algo si el documento usa fuentes que no tienes instaladas; revisa el resultado antes de enviarlo.
¿Se puede pasar un PDF a Word?
Word 2013 y versiones posteriores abren un PDF desde Archivo → Abrir y lo convierten en documento editable. El resultado es aceptable en textos sencillos, pero las tablas y las maquetaciones complejas suelen descolocarse.
¿Qué es PDF/A?
Una variante de PDF para archivar a largo plazo que incrusta las fuentes y evita contenidos que dependan de recursos externos. Algunas administraciones la piden en trámites electrónicos.