Porque não precisa de um site de conversão
O Word, o LibreOffice e os sistemas operativos atuais já criam PDF por si. Os sites de conversão enviam o seu documento para um servidor alheio, impõem limites de tamanho ou de ficheiros por dia e muitas vezes estragam tipos de letra e tabelas. Para contratos, recibos de vencimento ou dados de clientes, converter no seu próprio equipamento é mais rápido e mais seguro.
| Método | Custo | Envia o ficheiro? | Mantém ligações e índice |
|---|---|---|---|
| Word: Guardar como PDF | Incluído no Office e Microsoft 365 | Não | Sim |
| LibreOffice Writer | Grátis | Não | Sim |
| Google Docs | Grátis com conta Google | Sim, para o Google Drive | Sim |
| Microsoft Print to PDF | Incluído no Windows | Não | Não, perde as ligações |
| Sites de conversão | Grátis com limites | Sim, para um servidor alheio | Depende do site |
Que método escolher
Se tem Word, use Guardar como PDF: é a opção mais fiel ao original. Se não tem, instale o LibreOffice, que é gratuito e abre bem a maioria dos ficheiros .docx. O Google Docs é prático mas envia o ficheiro para o seu Drive, e a impressora virtual do Windows serve para qualquer programa mas transforma as ligações em texto simples.
Passo a passo com o Microsoft Word
No Windows, abra o documento e vá a Ficheiro → Guardar como, ou a Ficheiro → Exportar → Criar documento PDF/XPS. Em Tipo escolha PDF, escreva o nome e carregue em Guardar. No Mac, vá a Ficheiro → Guardar como e escolha PDF no formato de ficheiro.
Antes de guardar, o botão Opções permite escolher que páginas exportar, criar marcadores a partir dos títulos, muito útil em documentos longos, e gerar PDF/A, o formato pensado para arquivo a longo prazo. Se o PDF for enviado por email, escolha Tamanho mínimo; se for impresso, Padrão.
Com o LibreOffice, grátis
O LibreOffice é um pacote de escritório gratuito e de código aberto para Windows, Mac e Linux. Abra o ficheiro .docx no Writer e vá a Ficheiro → Exportar como PDF. A janela de opções permite ajustar a qualidade das imagens, exportar marcadores e escolher o intervalo de páginas.
Tem também um botão na barra de ferramentas para exportar diretamente como PDF com as opções predefinidas. Se o documento ficar diferente do Word, a causa costuma ser tipos de letra em falta: instale os mesmos ou escolha um parecido antes de exportar.
Com o Google Docs
Envie o ficheiro .docx para o Google Drive, abra-o com o Google Docs e vá a Ficheiro → Transferir → Documento PDF. Funciona em qualquer navegador e não é preciso instalar nada.
Tenha em conta que o documento fica guardado na sua conta Google. Para ficheiros com dados pessoais de outras pessoas, é melhor usar o Word ou o LibreOffice.
A partir do telemóvel
Na app do Word para Android ou iPhone, abra o documento, toque no menu de três pontos ou de partilha e escolha Exportar ou Guardar como PDF. No Android também pode usar Imprimir → Guardar como PDF em quase todas as apps.
No iPhone, a partir da pré-visualização de impressão de qualquer app, afaste dois dedos sobre a pré-visualização: o PDF abre e pode guardá-lo em Ficheiros ou partilhá-lo.
Antes de enviar o PDF
Abra-o e confirme quatro coisas: que os tipos de letra e as tabelas aparecem como no original, que o número de páginas é o esperado, que as ligações funcionam e que pesa menos do que o limite do email: cerca de 25 MB no Gmail e 20 MB no Outlook.
Se o documento passou por várias pessoas, no Word use Ficheiro → Informações → Inspecionar documento antes de o converter: remove comentários, revisões e o nome do autor, que de outra forma podem ficar dentro do PDF.
Problemas habituais
Se o PDF for muito pesado, quase sempre é por causa das imagens: no Word use Comprimir imagens antes de guardar ou escolha Tamanho mínimo. Se as ligações não funcionarem, provavelmente usou uma impressora virtual em vez de Guardar como PDF.
E se já tem vários PDF e os quer juntar num só ficheiro, mudar a ordem das páginas ou passar fotos para PDF, pode fazê-lo com as ferramentas PDF do CalculaIT sem enviar nada para a internet.
Perguntas frequentes
O PDF fica igual ao documento Word?
Com o Word, sim: usa os mesmos tipos de letra e o mesmo design. Com o LibreOffice ou o Google Docs algo pode mudar se o documento usar tipos de letra que não tem instalados; reveja o resultado antes de o enviar.
É possível passar um PDF para Word?
O Word 2013 e versões posteriores abrem um PDF em Ficheiro → Abrir e convertem-no num documento editável. O resultado é aceitável em textos simples, mas tabelas e paginações complexas costumam desalinhar-se.
O que é PDF/A?
Uma variante de PDF para arquivo a longo prazo que incorpora os tipos de letra e evita conteúdos que dependam de recursos externos. Alguns serviços públicos exigem-na em procedimentos eletrónicos.